De afgelopen jaren is het gebruik van screening software (ook wel ATS genoemd) steeds populairder geworden. De software wordt door werkgevers gebruikt om kandidaten te screenen, waardoor het wervingsproces minder geld kost en sneller verloopt. Hoewel de software tijd en geld bespaart voor de werkgever, zorgen de imperfecties van de software ervoor dat niet alle cv’s correct worden “gelezen”. Dit betekent dat jouw cv ten onrechte in de prullenbak kan belanden. Wanneer je inhoudelijk een sterk cv hebt, maar al enige tijd geen reactie hebt gekregen, kan het dus geen kwaad om je cv eens onder de loep te nemen.

WAT IS ATS PRECIES?

ATS staat voor Application Tracking Software. Het is een screening software die het wervingsproces makkelijker maakt voor recruiters en werkgevers. Een ATS komt in verschillende soorten en maten. Het kan onder andere gebruikt worden om vacatures te publiceren, kandidaten te benaderen en cv’s te screenen. In het laatste geval filtert de software kandidaten op basis van hun cv en een reeks begrippen (werkervaring, opleidingen, vaardigheden, etc). Wanneer een werkgever vervolgens zoekt op bepaalde woorden of woordgroepen, worden de meest relevante resultaten getoond.

KWAADAARDIGE SOFTWARE

Op het internet zijn veel artikelen terug te vinden waarin screening software als iets kwaadaardigs wordt neergezet. Zo zou de software zonder menselijk toezicht worden ingezet om kandidaten te screenen en te beoordelen. Het is echter belangrijk om te benadrukken dat geen enkele screening software hetzelfde is en dat niet alle werkgevers van dergelijke software gebruik maken. Het bovenstaande voorbeeld komt in de realiteit dus bijna niet voor. Desalniettemin, mag je als werkzoekende niet ontkennen dat dergelijke software bestaat. Zelfs wanneer de software in de meest lichte vorm wordt toegepast, draagt een goede leesbaarheid van je cv bij aan het vinden van een baan. Hanteer dus de onderstaande tips om je cv te optimaliseren voor screening software!

#1 GEBRUIK DE JUISTE TERMEN

Wanneer een werkgever op zoek gaat naar geschikte kandidaten, zal hij/zij een aantal termen in moeten voeren waarmee de software cv’s gaat screenen. Je mag ervan uitgaan dat de persoon die op zoek gaat naar kandidaten, dezelfde termen hanteert als in de vacaturetekst. Mensen binnen een organisatie spreken over het algemeen dezelfde taal. Ze gebruiken dezelfde termen om functies, competenties en verantwoordelijkheden te beschrijven. Als in de vacaturetekst het woord Verkoper wordt gebruikt, moet je jezelf dus niet gaan omschrijven als Accountmanager. Door de vacaturetekst als uitgangspunt te nemen, weet je zeker dat je de juiste termen gebruikt en dat je cv beter “leesbaar” is voor screening software.

TO DO:

Pak de vacature erbij en markeer de termen die cruciaal zijn voor het beschrijven van de functie. Markeer daarnaast in een andere kleur de termen die minder belangrijk zijn, maar die een werkgever graag terug zou zien.

Een aantal voorbeelden:

• Vaardigheden en competenties
• Talen
• Opleidingsniveau
• Computervaardigheden (specifieke apps, programma’s en software)
• Functietitel
• Taken en verantwoordelijkheden (terug laten komen bij het beschrijven van je werkervaring)
• Regio
• Branche

Probeer belangrijke termen terug te laten komen in je eigen cv. De mate waarin je de termen kunt gebruiken is natuurlijk wel afhankelijk van je loopbaan. Het is niet de bedoeling dat je termen onrechtmatig gebruikt en liegt over je verleden.

#2 WEES ZORGVULDIG MET HET GEBRUIK VAN AFBEELDINGEN

Hoewel we zelf voorstander zijn van creatieve cv’s die bijdragen aan de presentatie van je persoonlijkheid en vaardigheden, zijn dergelijke cv’s voor de meeste screening software niet goed leesbaar. Het is dus belangrijk om relevante onderdelen niet in afbeeldingen te beschrijven of, wanneer je dit toch doet, de belangrijke onderdelen ook nog eens in de tekst te vermelden. Wanneer je bijvoorbeeld diagrammen gebruikt om je expertise op bepaalde vlakken te tonen, is het aan te raden om onder de diagrammen ook in tekst te beschrijven hoe goed je scoort op de betreffende onderdelen.

#3 GEBRUIK GANGBARE TITELS VOOR DE VERSCHILLENDE ONDERDELEN

Screening software categoriseert de verschillende onderdelen van je cv op basis van de titels die je in je cv opneemt (Werkervaring, Opleidingen, etc). Wanneer je afwijkende titels gebruikt die het systeem niet herkent, loop je het risico dat jouw werkervaring bijvoorbeeld onder de categorie opleidingen valt. Om ervoor te zorgen dat de onderdelen op de juiste manier worden onderverdeeld, dien je niet te ver af te wijken van de gangbare termen.

Een aantal voorbeelden: personalia, persoonlijke gegevens/informatie, werkervaring, ervaring, educatie, opleidingen, talen, talenkennis, vaardigheden, computervaardigheden, competenties, nevenactiviteiten, hobby’s, en overige werkzaamheden.

#4 WEES CONSISTENT

Presenteer de verschillende onderdelen van je cv op een consistente manier. Dit maakt je cv niet alleen beter leesbaar voor screening software, maar ook voor mensen. Een voorbeeld:

Werkervaring

Accountmanager
Bedrijf X, Arnhem
September 2008 – Augustus 2012
Verantwoordelijk voor: A, B en C.

Opleidingen

Bachelor Commerciële Economie
Universiteit X, Nijmegen
September 2004 – Juli 2008
Focus op vakken A, B en C. Thesis onderwerp D.

#5 HOUD DE OPMAAK SIMPEL

Gebruik geen onduidelijke lettertypes en minimaliseer het aantal verschillende lettergroottes. Probeer daarnaast het gebruik van afbeeldingen, kolommen en tabellen te vermijden. Door de diversiteit in softwarepakketten is het moeilijk te zeggen hoe ver je moet gaan in het versimpelen van de opmaak. Sommige systemen kunnen afbeeldingen lezen, terwijl andere alleen tekst kunnen lezen. Sommige kunnen pdf-bestanden lezen, terwijl anderen alleen Word-bestanden kunnen lezen. Het probleem is dat een cv ook aantrekkelijk moet zijn voor het menselijke oog. Daarnaast telt jouw mening ook mee. Als je niet wilt afwijken van je eigen opmaak, kun je ervoor kiezen om de opmaakregels aan je laars te lappen en een eventuele afwijzing door het systeem te accepteren. Probeer zelf een balans te vinden tussen de leesbaarheid en de aantrekkelijkheid van je cv.

#6 DUBBELCHECK JE SPELLING

Wanneer je cv door een mens wordt gelezen, is een spellingfout  een slordigheid, maar de lezer zal altijd nog begrijpen wat je bedoelt. Sommige mensen knappen erop af, maar niet iedereen. Screening software, echter, is meedogenloos en zal een woord dat verkeerd gespeld is niet herkennen. In deze context is een correcte spelling dus extra belangrijk. Om uit te sluiten dat jouw cv door een spellingfout niet correct wordt geïnterpreteerd, dien je de spelling dubbel te controleren.

Extra tip: wanneer je lang bezig bent met dezelfde tekst zie je sommige fouten niet meer. Door het lettertype en de lettergrootte te wijzigen (je mag de grootte gerust verdubbelen), herkennen je hersenen de tekst niet meer. Hierdoor kun je met een frisse blik naar de tekst kijken, waardoor taalfouten opvallen.

#7 OPSLAAN ALS WORD, PAGES OF PDF-BESTAND?

Gedateerde screening software beschikt wellicht niet over OCR software (Optical Character Recognition). OCR software zet afbeeldingen, pdf-bestanden of geprinte tekst om in digitale tekst, die vervolgens verwerkt kan worden in een database. Zonder OCR kan jouw pdf-bestand niet worden gelezen. Over het algemeen wordt bij het uploaden van je cv vermeld welke bestandstypen je mag aanleveren. Wanneer pdf niet wordt ondersteund, zul je je cv dus als een Word, Pages of tekst bestand moeten uploaden.